Tool-uri pentru un management eficient al proiectelor de echipă

Gestionarea unei echipe ce lucrează remote este o provocare pentru mulți manageri, asta deoarece aceștia au nevoie să urmărească atingerea deadline-urilor, asignarea task-urilor pentru diferiți membri ai echipei, simplificarea canalelor de comunicare de-alungul echipelor/departamentelor și totodata să ofere angajaților informațiile de care aceștia au nevoie pentru a duce la bun sfârșit proiectul.

Un tool care vă poate ajuta să faceți un management eficient al proiectelor de echipă este Microsoft Planner. Acesta este inclus în suite precum Microsoft 365 Business Basic, Business Standard sau versiunile Enterprise ca E1, E3. Pentru lista de suite Microsoft în care este disponbil, puteți consulta această adresă.

Microsoft Planner este integrat cu Teams. Asta înseamnă ca puteți adăuga tab-uri noi în canalele echipelor dvs. din Teams, care să includă aplicația Planner și prin intermediul cărora să gestionați task-urile și proiectele.

În video-ul următor veți vedea cum puteți crea planuri pentru proiectele dvs. În cadrul acestor planuri puteți defini task-uri, pe care să le alocați membrilor echipei, să setați o dată de finalizare pentru a urmări dacă un task este în timp sau în întârziere. Un altă caracteristică utilă este posibilitatea de a seta importanța task-ului (urgent, important, mediu, scăzut). Puteți adăuga check-list-uri, note informative pentru membrii echipei, puteți atașa fișiere și chiar să comentați pe marginea unui task.

Utilizatorul are posibilitatea să-și salveze aplicația Planner în bara de meniuri a Microsoft Teams, astfel încât să aibă mereu la un click distanță toate task-urile ce îi sunt alocate și pe care le poate vizualiza în tabul My Tasks din aplicația Planner.

În mod implicit, task-urile sunt împărțile în grupe astfel: task-uri care nu au fost începute, task-uri aflate în desfășurare și task-uri finalizate. Există multe posibilități de sortare și filtrare: după data de finalizare, prioritate sau după planul creat în aplicația Planner din canalele Teams.

Odata ce accesează un task, utilizatorul poate schimba statusul astfel: din task neînceput în task început sau finalizat, poate alege data de start. Pe măsură ce rezolvă din check-list-urile task-ului, acesta le poate marca pe cele finalizate.

Odată ce îi este alocat un task nou, utilizatorul primeste un email prin care aste atenționat cu privire la acest aspect și este notificat și în Teams, în secțiunea „Activity” și „Planner”, dacă a salvat aplicația în bara de meniuri a Teams.

Există și posibilitatea de a face upload unor fișiere sau poze (din aplicația mobilă Teams/Planner a dispozitivelor cu Android sau iOS). Aceste fișiere pot fi deschise direct din aplicație și pe acestea se poate lucra colaborativ, în timp real.

Există multe posibilități de a urmări evoluția task-urilor. Aveți opțiunea de a vizualiza o serie de grafice pentru a vedea ușor de exemplu câte din task-urile urgente au fost începute sau terminate, sau grafice raportate la angajați, pentru a vedea câte din task-urile atribuite au fost sau nu începute.

Totodata, aveți posibilitatea de a urmări task-urile pe săptămâna/lună într-un calendar.

Planner este integrat si cu Microsoft To-Do, aplicație accesibilă atât online cât și în variantă desktop, descărcabilă din Microsoft Store.

Prin Microsoft To-Do puteți gestiona într-un singur loc atât task-urile ce vă sunt atribuite prin Planner, cât și task-urile create personal sau email-urile flag-uite.

În aceasta perioadă, multe companii caută soluții care să permită angajaților să fie productivi de oriunde, să poată avea access facil la datele de care au nevoie pentru continuitatea business-ului și în același timp să lucreze în siguranță.

Suntem aici pentru a vă susține în câștigarea oportunităților pe care le aveți, drept pentru care, vă propunem 1 zi pe săptămână, miercurea, în care care puteți rezerva o oră de consultanță gratuită personalizată, la care să participați împreună cu clienții dvs. potențiali.

Temele abordate sunt urmatoarele:

1.       Microsoft 365

2.       Principalele soluții incluse

3.       Demo produs:

• Soluții inteligente de comunicare și colaborare

• Managementul accesului la date

• Stocarea și partajarea fișierelor

• Managementul Taskurilor și al Proiectelor

Sedința de presales va avea loc online, prin intermediul platformei Microsoft Teams. Puteți rezerva o ora de consultanță/partener/zi, la care să participați împreună cu clienții dvs. După confirmarea rezervării, veți primi pe email o invitație.

Calendarul disponibil îl gășiți accesând icon-ul de mai jos:

Pentru întrebări legate de Planner sau orice alte tehnologii Microsoft, ne puteți scrie oricând la adresa ro-microsoft@alef.com